Basics
In Edoobox sind alle Kids Daten hinterlegt. Die Daten der Kinder, die schon fest auf dem Camp angemeldet sind, verwalten wir jedoch in Monday. Von Monday aus exportieren wir die Daten schließlich und tragen sie in die Masterliste ein.
Verwende die Edoobox Version 1 (V1).
Nachträgliche Anmeldungen
In verschiedenen Fällen kann es dazu kommen, dass Kinder nachträglich zum Camp dazukommen. Dafür verwenden wir Edoobox. Diese Teilnehmer müssen anschließend manuell in Monday übertragen werden.
Zum Beispiel:
- Die Kinder stehen auf unserer Warteliste: Sie haben sich bereits angemeldet, aber das Camp war voll. Es kann sein, dass Kinder krank werden und die Kinder auf der Warteliste nachrücken. Sprich in diesem Fall mit deiner Campleitung und dem Backoffice.
- Tages- und Spontananmeldungen: Auf dem Camp sind noch freie Plätze. Die Campleitung spricht mit dem Partner, ob weitere Kinder dazukommen können. Es kann vorkommen, dass sie für einen oder mehrere Tage am Camp teilnehmen möchten. Wenn ja, findest du unten eine Anleitung, wie du vorgehst.
- “Unbezahlte Kinder”: Familien haben im Vorhinein nicht bezahlt. Sprich mit dem Backoffice, was zu tun ist. Es kann sein, dass du die Bezahlung bar oder als Kartenzahlung übernimmst. Wie das geht, findest du ebenfalls in der Anleitung unten.
In all diesen Fällen wichtig: Um das Backoffice zu unterstützen, handle unbedingt zeitnah.
Anleitung
Hier geht es zur Anleitung für Edoobox.
Hinweis zur Warteliste für die Folgewoche
Wenn für die kommende Campwoche weitere Teilnehmer auf der Warteliste stehen, sprich mit der Campleitung darüber. Gib ihr Bescheid, wie viele Jungs bzw. Mädchen darauf stehen. Die Campleitung spricht mit dem Gemeindepartner, ob die Kinder noch hinzukommen können. Geben der Partner und die Campleitung das “Go”, informiere das Backoffice darüber. Sie informieren dann entweder selbst die Familie oder besprechen mit dir die nächsten Schritte.
Promocodes
Wenn die Eltern einen Rabattcode haben und diesen bei der Anmeldung nicht einlösen konnten, lass ihn dir geben und trage ihn manuell nach. Dafür gehst du in das Ticket:
Trage den Code in dem Feld „Promocode hinzufügen“ ein. Du kannst immer nur einen Code hinzufügen. Wir nehmen den, der für die Eltern am günstigsten ist.
Es gibt noch zwei weitere Situationen, bei denen du einen Code vergeben kannst. Besprich diese Fälle aber bitte unbedingt erst mit deiner Campleitung. Diese entscheidet in jedem dieser besonderen Fälle.
- Ein Kind kommt spontan am Mittwoch und möchte für den Rest der Woche dabei sein. Wir haben dafür Codes entwickelt, die du dort eintragen kannst, so müssen die Eltern nicht die ganze Woche bezahlen, sondern nur den Zeitraum, den das Kind auch bei uns ist. Im OC-Ordner unter PromoCodes findest du die entsprechenden Codes. Achtung: Es gilt immer der Tag, an dem das Kind zum ersten Mal da ist. Von diesem Zeitpunkt an bis zum Ende der Woche. Die Codes werden nicht für einen Zeitraum von z. B. Montag bis Mittwoch gewährt. Wer am Montag kommt, zahlt immer den vollen Betrag für die Woche.
- Sozialschwache Kinder unterstützen wir ebenfalls in unserem möglichen Rahmen. Vielleicht hat der Partner vor Ort auch noch eine Idee. Besprich dich bitte mit deinem Campleiter. Das maximale Budget pro Camp findest du im OC-Orga-Ordner unter PromoCode, ebenso eine Übersicht der Fördermöglichkeiten. Nur deine Campleitung erteilt die Freigabe darüber.
